Llegas y te sientas: estás lleno de energía para afrontar la jornada laboral… hasta que esta termina y te das cuenta de que has hecho mucho menos de lo que esperabas. ¿Problema en la gestión del tiempo? Puede llegar a ser frustrante, pero por suerte la clave de la productividad no está en esfuerzos mastodónticos y giros de 360º, sino en pequeños hábitos constantes: ¿la prueba? La regla de los dos minutos.
El café está a punto, la agenda presenta ordenadas por colores todas las tareas del día y tus dedos se posan sobre el teclado… pero lo que se antojaba una mañana productiva, un gran río de productividad, al final se disuelve en pequeños afluentes. Un mail –que aparece de repente y en ese momento contestarlo se antoja importantísimo- se lleva a lo tonto veinte minutos, el pensamiento recordatorio de que tienes que hacer esa llamada que no te apetece se te lleva otros cinco en cavilaciones… Y así cada guijarro suma a la montaña.
La regla de los dos minutos: contra la procrastinación
Consciente de este problema, el consultor e instructor de productividad David Allen desarrolló, dentro de su método Getting Things Done, la llamada “regla de los dos minutos”. Su formulación es muy sencilla: si la tarea en cuestión te va a llevar menos de dos minutos, hazla ahora; si no, déjala para luego. Muchas veces, lo que nos impide avanzar es la preparación a la acción: perdemos tiempo recordando que tenemos que sacar la basura, o que más tarde habremos de hacer una copia de seguridad.
Nos agobiamos dándole vueltas a tareas pesadas o aburridas sin llegar a ponernos manos a la obra… La regla de Allen es una forma de terminar con esta procrastinación. Como apunta en este artículo Nasheli Escobar, siguiendo la regla de los dos minutos vences la vergüenza, el miedo o la pereza de realizar tareas sencillas: evitas el temido efecto «bola de nieve». Y es que, en definitiva, si algo se deja para después, siempre se vuelve más difícil.
La otra cara de la moneda de esta regla es que nos ayuda a planificar: si prevemos que algo nos llevará más de dos minutos, seguramente lo mejor será no interrumpir el flujo de nuestra actividad actual para hacer frente al nuevo objetivo. En lugar de eso, conviene dejarlo programado para luego, cuando tengamos más tiempo para hacerle frente.
La regla de los dos minutos también es un aliado importante a la hora de afrontar un proceso de coaching: una de las aplicaciones derivadas de esta directriz es que todo gran cambio se construye a partir de pequeños pasos. Toda hora está formada de minutos, y toda meta que el Coachee quiera alcanzar puede descomponerse en metas progresivas más pequeñas y alcanzables, que forman una cadena conectada al objetivo final.
Entonces, en nuestra lista de actuaciones ¿debemos priorizar por tiempo (menos de 2 minutos), por importancia, por urgencia?
Me temo que dependiendo del día, de nuestro estado de ánimo, de lo persistente que sea la petición, del tipo de actividad, etc………. optaremos por una u otra.
Saludos
Creo que la regla es que lo importante tiene que ser lo importante y priorizar en cada momento y la organizacion es vital. No existen buenos comerciales son metodo y seguimiento y constancia
Me parece una muy buena idea. Lo que ocurre, es que a veces lo que crees que son dos minutos, se convierte en tres, o en cuatro, etc. lo se por experiencia.